ตาม Internal Revenue Service ควรส่งแบบฟอร์ม W-2 ถึงพนักงานภายในวันที่ 31 มกราคมสำหรับแบบฟอร์มที่ได้รับจากปีปฏิทินก่อนหน้า แม้ว่าพนักงานอาจไม่ได้รับทางไปรษณีย์ในวันนี้ แต่อย่างน้อยที่สุดก็ต้องถูกส่งออกไป ณ จุดนี้ สำหรับ บริษัท ที่ไม่ปฏิบัติตามระเบียบการนี้อาจมีผลตามมา
การหลีกเลี่ยงพนักงานที่ไม่พอใจ
นอกเหนือจากปัญหาอย่างเป็นทางการใด ๆ ที่คุณอาจมีกับ Internal Revenue Service (IRS) เนื่องจากความล้มเหลวในการส่งแบบฟอร์ม W-2 ในเวลาที่เหมาะสมคุณอาจต้องจัดการกับกลุ่มพนักงานที่ไม่พอใจอย่างมากซึ่งหลายคนอาจคาดหวัง การคืนภาษี พนักงานไม่เพียง แต่ร้องเรียนกับคุณเท่านั้น แต่ยังรวมถึงกรมสรรพากรด้วยซึ่งอาจกระตุ้นให้มีการตรวจสอบ บริษัท ของคุณเพิ่มเติมหากมีการร้องเรียนจำนวนมากเกี่ยวกับปัญหานี้
การประเมินที่ดีของกรมสรรพากร
กรมสรรพากรเรียกเก็บค่าปรับตามระยะเวลาการยื่นแบบฟอร์ม W-2 ของคุณ จะมีการประเมินค่าปรับ 50 ดอลลาร์ต่อแบบฟอร์มสำหรับ W-2 ที่ยื่นภายใน 30 วันนับจากวันครบกำหนดสูงสุด 187,500 ดอลลาร์สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก สำหรับแบบฟอร์มที่ยื่นก่อนวันที่ 1 สิงหาคม แต่ช้ากว่า 30 วันค่าปรับจะเพิ่มขึ้นเป็น 100 ดอลลาร์ต่อแบบและค่าปรับสูงสุด 536,000 ดอลลาร์ ค่าปรับสูงสุดคือ 260 ดอลลาร์ต่อแบบฟอร์มสูงสุด 1,072,500 ดอลลาร์ต่อปีสำหรับแบบฟอร์มที่ยื่นหลังจากวันที่ 1 สิงหาคม
การรับรองแบบฟอร์มที่ถูกต้อง
นอกจากการส่งแบบฟอร์ม W-2 ให้ตรงเวลาแล้วคุณยังต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าแบบฟอร์มดังกล่าวถูกต้อง ตามเว็บไซต์ IRS หากคุณส่งแบบฟอร์ม W-2 ไปยัง IRS โดยอ้างว่าคุณจ่ายเงินให้พนักงานคนใดคนหนึ่งเป็นเงินจำนวนหนึ่งและคุณไม่ได้ดำเนินการบุคคลนั้นมีสิทธิ์ฟ้องร้องเรียกค่าเสียหายจากคุณ มีการประเมินค่าปรับ 530 ดอลลาร์ต่อแบบโดยไม่มีการประเมินสูงสุด คุณอาจต้องจ่ายค่าปรับ 5,000 ดอลลาร์สำหรับความเสียหายสำหรับการยื่นเอกสารเท็จและอาจถูกตั้งข้อหาทางอาญา
บันทึกและการสื่อสาร
บางครั้งอย่างน้อยที่สุดถ้าคุณแจ้งให้พนักงานของคุณทราบว่าคุณกำลังทำงานอยู่เบื้องหลังกับ W-2 ของคุณ แต่กำลังพยายามกำจัดพวกเขาออกไปอาจมีความไม่พอใจน้อยกว่าการที่คุณไม่พูดอะไร นอกจากนี้หากคุณส่ง W-2 ภายในกำหนดเวลา แต่ส่งคืนให้คุณโดยมีที่อยู่ที่ไม่ถูกต้องหรือเก่าอย่าเปิดหรือทิ้งไป ใส่ไว้ในไฟล์ของพนักงานและบันทึกไว้ในกรณีที่เขาติดต่อคุณเพื่อขอแบบฟอร์มระหว่างทาง อย่างน้อยคุณก็มีหลักฐานว่าพยายามส่งไป